8 (800) 302-92-80 Бесплатная консультация с юристом

Условный выпуск товаров и таможенное оформление образцов для сертификации

Автор статьи
Член Адвокатской палаты Санкт-Петербурга, юрист с опытом более 20 лет

Под актом в делопроизводстве понимают официальный документ, созданный для констатации события, явления или процесса, произошедшего в организации во время реализации основной деятельности. Он всегда подается уполномоченному лицу, который должен заверить документ.

Условно функции можно разделить на две группы:

  • информационная – донесение актуальных сведений;
  • коммуникативная (побудительная) – содействие должностных лиц в решении возникших проблем.

Акт необходим, чтобы официально заверить происшедшее событие, поэтому для его создания требуется созыв экспертной комиссии.

Иное назначение актов – разрешить или, напротив, запретить какое-либо действие.

Самые распространенные причины составления актов:

  1. Обследования: аппаратов, результатов деятельности, соблюдения нормативов безопасности (электротехнической, химической, пожарной, ТБ) и т. д.
  2. Испытания: технологий, образцов, тестовой партии.
  3. Сдача/приемка: документов, работ, материальных ценностей.
  4. Направление на уничтожение: материалов, документов, морально и физически устаревших изделий.
  5. Передача: объектов, установок, структурных подразделений.
  6. Инвентаризация и ревизия.
  7. Нарушение правил.
  8. Ликвидация: организации, подразделения, партии товара.
  9. Расследование аварии, несчастных случаев, травматизма.

По одной из классификаций, по специфике осуществляемой деятельности акты делят на 9 одноименных видов.

Какие бывают — виды

Акты принято подразделять на большие группы по объектам или явлениями, с которыми приходится взаимодействовать, или в зависимости от сложности требуемого решения проблемы.

  • технические;
  • конкретизирующие;
  • разрешительные;
  • запретительные;
  • учреждающие;
  • регистрационные.

По сфере применения также могут подразделяться на внешние (между разными компаниями или сетями) и внутриорганизационные (локальные).

По видам последствий, грозящих работникам, подразделениям или предприятию в целом акты классифицируют на оптимизирующие (положительные, благоприятно сказывающиеся на общей эффективности), мешающие (негативные, приносящие отрицательные последствия, например, увольнение работника или ликвидацию структурного подразделения) и нейтральные.

По замыслу создания выделяют две группы:

  1. Принимающие решения – когда выводы, предложения или обобщения необходимы, иначе акт будет считаться недействительным.
  2. Фиксирующие факты – когда документ создается с целью охарактеризовать действительность, но не повлиять на нее.

В идеале в локальных нормативах предприятия должны быть прописаны отличия в процедуре составления фиксирующих актах и актах, принимающих решения.

Например, при составлении актов проверок, ревизий сведений обязательно сформировать выводы, предложения, рекомендации, отразив мнение всех участников процесса.

Основные правила составления

Акт составляется по ГОСТ Р 6.30.2003, но стандарт носит рекомендательный характер. При сохранении необходимого минимума реквизитов, документ может составляться по произвольной или установленной локальными нормативами форме.

  • наименование организации;
  • название документа;
  • регистрационный номер;
  • заголовок (например, «О ликвидации…»);
  • подписи (в ряде случаев – еще и гриф утверждения).

Акт можно составлять на белом листе или на бланках предприятия.

Документ создается комиссией, в которую, как правило, включаются главный бухгалтер, заместитель руководителя, начальник отдела кадров, главный инженер, специалист по охране труда и пожарной безопасности.

При расследовании несчастных случаев или по другим серьезным причинам в комиссию включаются представители органов исполнительной власти.

Комиссия должна состоять из нечетного числа человек, чтобы во время принятия решений не возникало расхождения во мнениях. Документ должен содержать подписи всех участников процедуры.

Мнение эксперта
Урадовских Ирина Леонидовна

Если документ прямо или косвенно затрагивает детальность других работников (например, при увольнении за очередной прогул или при реструктуризации подразделения), они должны быть ознакомлены с оригиналом акта под роспись.

Структура бланка такова:

  1. По центру прописывается наименование предприятия (с организационно-правовой формой) и название документа.
  2. Ниже с левой стороны указывается дата создания. На этом же уровне, но у правового поля листа – уникальный регистрационный номер.
  3. Далее следует основная часть: она может содержать один или несколько абзацев, но в любом случае должна подробно описывать суть произошедшего события.
  4. Ниже указываются фамилии и должности лиц, приводятся их личные подписи с расшифровкой. Если в уставе организации прописано использование печати, ее тоже необходимо поставить.

Акт изготавливается в одном или нескольких экземплярах. Это зависит от цели документа.

Например, при ревизии, инвентаризации и сдаче/приемке обязательно изготавливать два экземпляра акта: один для завхоза, второй – для бухгалтерии. А в случае выговора из-за опоздания один экземпляр направляется в отдел кадров, второй – работнику.

Что такое акт и когда он применяется?

Акт – это документ, который отображает результат выгодного сотрудничества сторон по заранее заключенному соглашению. Если участники сделки подписывают данный бланк, они подтверждают то, что условия сделки состоялись. Образец составляется сторонами в двух примерах, при этом подписываются две стороны.

Акт является дополнением к заблаговременно заключенному соглашению. Если заказчика условия не устроят, и тот не захочет принимать заказ, либо услуги не соответствуют условиям сделки – стороны часто составляют еще один дополнительный отчет.

Заказчик сделки вправе составить и отослать письмо подрядчику, написав основание несогласия с условиями и запрос на исправление недостатков. Дополнительный документ составляется не только после исполнения условий соглашения, но и после окончания очередного этапа.

Если одна сторона соглашения отказалась от услуг второй, то последняя вправе обжаловать это решение в суде. При этом акт будет главным свидетельством, который будет подтверждать правоту второй стороны. В такой ситуации разрешается подать претензию в одностороннем порядке.

Нормативное регулирование

Структура документа на правовом уровне не предполагает строгой формы. Исключением считается только бланк по форме КС-2. Этот образец оформляется приложением к заблаговременно заключенному соглашению.

При составлении соблюдаются требования, которые предъявляются к первичной документации.

С точки зрения НК акт о предоставлении услуг либо исполнения работ не только удостоверяет исполнение ранее подписанного соглашения. Но и считается основой для принятия в учет расходов. Без оформления дополнительного бланка расходы предприятия не будут считаться в подсчете налога на прибыль.

Чаще всего акты приходится оформлять. Например, при принятии заказа по соглашению строительного подряда. Здесь придется написать название действий, соответственно с соглашением подряда. Дополнительно указываются реквизиты соглашения.

Расходы компании на исполнение заказа входят в цену нужной продукции. И эти затраты будут входить в расходы компании при подсчете налога на прибыль для налогового учета. Такие расходы придется удостоверить на правовом уровне.

Это поможет разрешить проблемы с налоговой службой. Если дополнительный бланк подпишет заказчик, то заказ будет считаться выполненным в полном объеме. При этом у заказчика не получится затребовать от исполнителя исправления недостатков.

Типичный образец пишется на основе соглашения, которое было заключено заблаговременно. При отсутствии соглашения дополнительный бланк считается недействительным, либо будет признаваться заключение соглашения в устной форме. Акт категорирования объекта составляется по итогам обследования межведомственной комиссией по обследованию.

Соответственно со ст. 783 ГК к соглашению подряда используются положения относительно подряда, описанные в ст. 702-729.

Заказчик обязан принять заказ в прописанный соглашением период при условии, что она имеет должное качество. Договор подряда с физ. лицом образца 2021 года часто составляется предпринимателями, если для исполнения заказа приходится нанять работника, но не требуется подписывать с ним трудовое соглашение.

Виды и свежие образцы актов 2021 года

Виды и образцы актов 2021 года:

Как правильно оформить акт выполненных работ?

Мнение эксперта
Урадовских Ирина Леонидовна

Составляют документ при сделках между предприятиями. Чтобы избежать в дальнейшем нежелательных ошибок, придется внимательно изучить главные правила его оформления.

Какую форму бланка использовать?

Участники сделки определяют самостоятельно порядок написания необходимого акта. Если для сторон форма имеет значение, придется рассмотреть ее содержание в заключенном соглашении. При этом дополнительный бланк прикладывается к соглашению.

Обратите внимание! Образец акта стороны обязаны обсудить, а потом подтвердить то, что они согласились использовать его для этой сделки.

Образец заполнения

Стороны вправе по договоренности разработать собственную форму акта выполненных работ 2021 года. Однако независимо от этого, образец включает такие данные:

  • название (определяет соглашение);
  • дата написания;
  • наименования сторон сделки;
  • объем исполненных работ;
  • общая цена;
  • период исполнения;
  • номер и дата заранее заключенного соглашения;
  • номер счета, предоставленного для выплаты;
  • печати сторон;
  • подписи сторон.

В п. 4 ст. 421 ГК РФ прописывается, что в дополнительном бланке часто содержатся и другие сведения.

Данные часто описываются в форме таблицы. В каждую строчку вписывается конкретная услуга либо вид работ и необходимые параметры. Таблица завершается строкой «Итого».

В нее записывается сумма по реализованным действиям либо услугам.

Порядок подписания акта

Акт подписывается двумя участниками сделки, даже если у сторон существуют разногласия. Несоответствия включаются в текст, а потом ставятся подписи. Акт заключается участниками сделки в двух экземплярах, на обоих примерах стороны подписываются.

Не подписанный образец не имеет юридической силы.

Заказчик обязан начать принимать работы после готовности их сдачи. Если обязательства выполнялись с нарушениями, оформляется соответственный бланк с замечаниями.

После устранения несоответствующих соглашению моментов подрядчику придется не только уведомить об этом заказчика, но и приготовить новый отчет, а также позвать заказчика на принятие заказа. Тот имеет право принять заказ, либо отказаться.

Заказчик вправе не подписывать акт, если при принятии работ обнаружит недостатки. ГК устанавливает, что среди таких несовершенств стоит выделить те, которые не дают использовать объект по прямому назначению. Но отказ от принятия исполненного заказа и подписания бумаг выражается в письменном виде.

Так исполнитель часто проводит процесс одностороннего подписания бланка.

При этом заказчику отсылается копия акта и извещение о принятии заказа и подписаться под документом. Если заказчик не предпринимает определенных действий, то исполнитель проставляет на бланке отметку об отклонении.

Обязательно ли заключать договор между сторонами или нет?

Само по себе оформление акта без оформления соответственного соглашения рассматривается как ошибка, хотя иногда этот факт допускается. Но лучше вначале подписать соглашение. Ведь здесь описываются дополнительные условия.

Поэтому если работа сторон планируется постоянно, участники сделки вначале года заключают одно общее соглашение.

Обратите внимание! При значительном количестве одновременно обслуживающих заказчиков целесообразно составить бланк счета-договора. Он будет являться счетом за услуги, и содержать главные условия по предоставляемой услуге.

Сдача приемка строительно-монтажных работ

При строительстве либо ремонте согласно ст. 740 ГК РФ участники сделки обязаны заключить соглашение подряда. Каждый месяц руководитель проекта приглашает заказчика для предоставления результатов проделанной работы.

Прием заказа производит подрядчик и заказчик.

Приемка всего заказа – это заключительный этап сделки. После составления и проверки акта отношения между застройщиком и подрядчиком заканчиваются либо составляется новое соглашение о продолжении сотрудничества.

При совершении приемки объекта, специалисты определяют стоимость заказа, состав и структуру вложений, а также уточняет размер финансовых обязательств сторон. Окончательная проверка объекта совершается только после совершения определенных испытаний. Результаты оформляются в форме специального заключения.

При этом за организационные моменты по приемке всех выполненных действий исполнителя отвечает заказчик.

При уклонении заказчика от приема заказа, подрядчик имеет право отослать односторонний акт и отправиться с ним в суд. Арбитражный суд сможет посчитать, что необходимые действия исполнены в нужном виде и объеме. Юридическую силу в этом случае предоставляет статья 753 ГК РФ.

Изменение договорных условий

При исполнении либо выставлении претензии заказчиком по некоторым этапам, часто изменяется стоимость сделки. С данной целью составляется другой бланк с изменениями с написанием:

  • номера и даты образца, который корректируется;
  • изменение цены с ссылкой на обстоятельства;
  • новая стоимость сделки.

Дата подписания бланка заказчиком является основанием для отображения в учете и исправлении сумм НДС относительно раньше принятого обеими сторонами сделки. Если измененные условия не устроят одну из сторон, та вправе отказаться от сделки в таком ключе.

Нестандартные контрагенты и АВР

Акт для предпринимателей, работающих на упрощенке, не придется составлять. Но для отображения производственных затрат частные предприниматели должны уметь грамотно писать образец. Если ИП заказчик, придется подписать АВР.

Но не придется проставлять печать.

Мнение эксперта
Урадовских Ирина Леонидовна

В случае с физ. лицом в бланке пишутся данные паспорта. В образце на исполнение заказа с иностранной компанией важна дата подписания. Если не прописана детализация, то требуется присутствие удостоверяющих бланков с дополнениями.

Срок действия документа

Срок действия акта определяется подписанным до этого соглашением. Также стороны самостоятельно устанавливают период действия. Но при этом соблюдается разумный срок исполнения обязательств.

Заказчик обязан в период, прописанный в соглашении подряда проверить и принять работу исполнителя.

Ошибки при составлении и рекомендации юристов

Учитывая то, что грамотно заполненный акт будет для заказчика основой для уменьшения размера на доход и расчета затрат, образец составляется соответственно с нормами действующих законов.

Чтобы документ имел законную силу, стороны обязаны грамотно его составить без ошибок. В интернете есть нужные бланки, которые участники сделки часто используют. При этом проверяйте наличие обязательных пунктов документации.

Акт – это дополнительный документ, который гарантирует, что у заказчика нет претензий к исполнителю работ либо услуг. Для собственной страховки стороны обязаны его составлять и прикреплять к соглашению. Специальной формы бланка не предусмотрено, поэтому участники сделки вправе разработать образец самостоятельно.

При этом учитываются запросы к составлению первичной документации.

Видео по теме:

Определение и виды

Работа комиссии

Прежде чем начать выяснение того, как написать акт, следует понять, что же представляет собой данный документ. А также какие его виды существуют. Под самим термином «акт» кроется информационный документ, который в письменной форме служит доказательством того, что определенное событие или действие произошло в действительности.

Конечно, делается он только в тех случаях, когда этот факт требует подобного подтверждения и правильного оформления. К слову сказать, он составляется и визируется сразу несколькими людьми, а не только одним. По факту, все подписавшие являются свидетелями.

Для разделения актов существует классификация, которая используется смысл, заложенный в документе. Так существуют следующие виды актов:

  • приема и передачи различных объектов, прав, материальных ценностей;
  • осмотра результатов, имеющейся противопожарной безопасности;
  • ревизии или инвентаризации;
  • расследования аварий или несчастных случаев;
  • проведенных испытаний систем или образцов;
  • установленных нарушений внутреннего распорядка или дисциплины.

Перечисленные категории являются далеко не всеми существующими видами, поскольку их существует огромное количество. Однако тем, кто хочет знать, как составить акт, следует помнить, что несмотря на различные наименования, они все должны соответствовать имеющимся правилам и требованиям.

Основные требования

На данный момент в интернете можно с легкостью найти образец акта в составе комиссии. Поскольку этот документ является самым качественным отображением имеющего места быть события. Именно на его основании руководитель может принять решение в отношении того, как действовать с работником, совершившим нарушение.

Или ученый выяснить, как же добиться дальнейшего технического прогресса в отношении изобретения. Однако несмотря на столь различные события следует знать, что образец составления акта у них аналогичный. И требует наличия основных моментов:

  1. Акт всегда следует составлять только в составе комиссии из нескольких человек. На данный момент правилами установлено, что их не может быть менее 2. Составляться акт комиссии может как специально собранной для этого группой лиц, так и постоянным органом. После составления он подписывается каждым из членов без исключения.
  2. Тем, кто желает знать, как составить изучаемый документ, следует иметь в виду, что у него имеется образец, то есть унифицированная форма. Если организация предусматривает подобный вариант, то для составления берется фирменный бланк самого предприятия.
  3. Датой самого акта является дата его составления. В том случае если для этого потребовалось предварительно расследовать имеющуюся ситуацию, то данные сведения также потребуется обязательно указать.
  4. Исследуя образец акта комиссии, можно заметить, что он состоит из 3 частей. В самом начале нужно указать, какое же имеется основание для составления документа, а также председателя и членов комиссии в алфавитном порядке. В основной части записываются данные о событиях и фактах, которые привели к его написанию, а также имеющуюся на данный момент ситуацию. В заключении по необходимости следует сделать полученные выводы и внести предложения, имеющиеся у членов.
  5. Количество экземпляров акта зависит от того, как этот вопрос обговорен в законодательстве или в количестве заинтересованных в ситуации сторон. После составления требуется ознакомить с текстом всех, кто является непосредственным свидетелем произошедшего события или тех, чьи интересы документ может затрагивать. Ознакомившиеся с ним должны поставить подпись с отметкой «С актом ознакомлен». В случае необходимости руководитель подписывает документ самым последним и ставит гриф «Утверждаю» с визой в правом верхнем углу.

Пошаговое составление

Довольно сложно определить, как написать акт в произвольной форме, поскольку существует множество специфических черт. Однако можно пошагово объяснить, какие именно реквизиты и в какой последовательности нужно вносить в документ. Итак, потребуется внести следующие данные на простой лист А4 или фирменный бланк:

  • в самом верху пишется имя вышестоящей организации, но только в том случае, если таковая имеется, а далее самого предприятия, которое оформляет акт;
  • далее посреди бланка нужно проставить его название, а далее добавить краткое описание, которое зависит от сложившегося события;
  • под наименованием обязательно нужно указать место, где документ был составлен, и только после этого начать составление основного текста;
  • под основной частью пишется указание о том, что к самому акту имеется приложение;
  • в низу проставляются подписи и дата оформления, а потом документу присваивается регистрационный индекс.

Все остальные данные, которые вносятся в документ, зависят исключительно от его вида, как и необходимость согласования или утверждения.

Тонкость составления

Изучение данных

Поскольку на данный момент существует огромное количество разнообразных документов данного вида, то единого образца акта в составе комиссии так и не было создано. Поэтому при оформлении человек должен ориентироваться на имеющуюся конкретную ситуацию и осуществлять действия, опираясь на нее. Однако для упрощения действий все же было создано несколько различных типовых унифицированных бланков, которые действуют в различных ситуациях.

Если имеется таковая, то типовой бланк не может быть по желанию изменен.

Подписание и утверждение

Подписание документа

После того как акт составлен, его требуется подписать. Самым первым роспись должен поставить человек, который выступал составителем, а затем за ним идут остальные лица, которые участвовали в процессе оформления. Последовательность проставления зависит от того, как идет алфавитный порядок.

В тех случаях, когда член комиссии имеет какие либо замечания по оформлению, то обязательно должна быть добавлена соответствующая отметка, подтверждающая этот факт, однако сами выводы лучше писать на отдельном бланке, за исключением тех случаев, когда замечания очень краткие и не занимают много места.

Вопрос насчет утверждения более сложен, поскольку оно является обязательным не для всех документов. Но в тех случаях, когда оно необходимо, то заниматься этим должен руководитель организации составителя или вышестоящего органа, который выдал распоряжение насчет оформления данной бумаги. В целом, гриф утверждения ставится в актах, который приписывает необходимость совершения ряда действий.

Он ставится на самом первом листе в правом углу. Рядом с ним делается роспись.

Регистрация

Одним из обязательных моментов, которые следует знать каждому, кто желает получить верную информацию о том, как составить акт, является то, что данный документ должен быть зарегистрирован. На данный счет не имеется четких указаний, поэтому каждая организация вправе самостоятельно создать журнал регистрации, которым будет пользоваться, или выбрать универсальный вариант.

Сроки хранения

Бумажный архив

Как только акт был составлен, соответствующим образом оформлен и зарегистрирован, в журнале учета внутренней документации, то он отправляется в вышедшим по его поводу приказом в папку распорядительной документации. Там он и хранится до тех пор, пока имеет актуальность. Как только он ее утратил, то документ отправляется в архив, где он должен сохраняться столько, сколько было установлено внутренними локальными актами или российским законодательством.

На данный момент подобные бумаги принято хранить на протяжении минимум трех лет и только после этого уничтожать.

Отсутствие на рабочем месте

Акт об отсутствии на рабочем месте

Теперь рассмотрим ряд ситуаций, во время которых особенно важно знать, как написать акт в произвольной форме или по образцу. Для обычных офисных служащих таковым является документ, свидетельствующий об отсутствии сотрудника на рабочем месте. Теперь рассмотрим его особенности.

В первую очередь стоит понять, что такая бумага может составляться в том случае, если требуется подтвердить факт опоздания, прогула или просто отсутствия. Обычно акт составляется на фирменном бланке предприятия. Где указано его полное наименования и требующиеся реквизиты.

Законодательно нигде не закреплено, как писать акт данного вида, поэтому произвольная форма здесь вполне доступна. Просто следует учитывать необходимость добавления обязательных требований. Кстати, многие организации для упрощения действия попросту разрабатывают стандартные бланки, в которые попросту нужно вписать информацию.

Итак, в таком документе обязательно должны быть дата, место составления акта и его номер, а также заголовок и наименование. Затем вписываются ФИО и должности составителя документа, а также свидетелей, которые составляют комиссию. Помимо сведений о нарушителе, требуется описать совершенное им деяние, а также какого именно числа его не было на рабочем месте и часы отсутствия.

В самом конце ставятся подписи составителя, свидетелей и нарушителя с пометкой об ознакомлении.

Акт выполненных работ

Еще один важный документ. Многих людей интересует, как заполнить акт выполненных работ или оказанных услуг, поскольку этот документ имеет большую популярность. Оформляется он в тех случаях, когда исполнитель с целью подтверждения факта выполненных им действий по договору отчитывается заказчику.

В такой бумаге в обязательном порядке нужно отобразить, какие именно виды работы были сделаны, а также их стоимость.

Стоит упомянуть, что стандартной формы у данного документа не имеется за одним исключением. Специально для людей, которые осуществляют строительно-монтажные работы, власти разработали типовую форму под номером КС-2, которой строители должны обязательно пользоваться. Но во всех остальных случаях форма текста остается произвольной.

Иные виды актов

Передача транспорта

Помимо приведенных выше примеров составления актов рассмотрим еще несколько из тех, что имеют свои специфические черты. Многие из них составляют в произвольной форме:

  1. К примеру, акт взаимозачета составляется в тех случаях, когда между контрагентами имеются взаимные задолженности. Как можно понять, встречные требования в данной ситуации довольно просты и однородны — обе стороны принимают денежный долг в зачет точно такого же. Он довольно схож с актом сверки, кроме того, что в нем дополнительно указывается, какая именно сумма долга может считаться погашенной.
  2. Акт приема-передачи документов предназначен для того, чтобы зафиксировать факт передачи одного лица другому ряда официальных бумаг. Он составляется в тех случаях, когда сотрудника переводят на другую должность или вообще увольняют, а также когда юридическое лицо передает документы другой организации.
  3. Теперь рассмотрим подробнее другой акт приема-передачи. Он будет касаться передачи товара от одного лица другому. На практике этот документ нужен в тех случаях, когда имеется договор хранения либо комиссии. А вот в тех случаях, когда осуществляется процесс продажи, то достаточно просто заполнить товарную накладную ТОРГ-12, если иные действия заранее не были обговорены в договоре.
  4. Интересным является также акт приема-передачи автомобиля, который составляется для подтверждения факта передачи транспортного средства. Как таковой, он обычно не может существовать отдельно, а оформляется в случае наличия договора купли-продажи или аренды автомобиля. Сторонами при его составлении является продавец и покупатель, арендодатель и арендатор, а также заказчик и представитель сервисной или ремонтной службы в зависимости от ситуации. Составлять такой акт не нужно в тех случаях, когда транспорт попросту передается во внутреннее пользование внутри одной организации, например, водителю. В этом случае достаточно того, что руководитель оформит по этому поводу приказ.
  5. Акт сверки взаиморасчетов предназначен для проверки и подтверждения того, что между двумя сторонами имелись взаимные расчеты на протяжении определенного периода времени. В нем фиксируется проверка отгрузок, оплат и выявляется имеющаяся сумма задолженности от одной стороны к другой в случае ее наличия на определенное число. Составляется он обычно бухгалтером, который имеет доступ к нужной документации.
Автор статьи
Урадовских Ирина Леонидовна
Член Адвокатской палаты Санкт-Петербурга, юрист с опытом более 20 лет
Написано статей
537
Добавить комментарий

Adblock
detector