8 (800) 302-92-80 Бесплатная консультация с юристом

Принципы унификации и стандартизации документов

Автор статьи
Член Адвокатской палаты Санкт-Петербурга, юрист с опытом более 20 лет

Основными принципами унификации документов являются:

— унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра- образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д.;

— единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки технологий и условных сокращений;

— комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств;

— информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документа;

— сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении повсеместного применения оргтехники;

— стабильность требований к документам (установлены государственными и отраслевыми стандартами);

— сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико- экономической информации;

— экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов;

— соответствие документов решаемым задачам или процедурам управленческих действий;

— унификация показателей и реквизитов, которые используются в различных документах;

— размещение реквизитов на докум-ах в соответствии с последовательностью их заполнения, читания или считывания;

— уменьшение физического объема документов в результате обоснованного выявления площадей для размещения реквизитов;

— взаимосвязанность требований к док-ам, которые относятся к разным функциональным системам или уровням управления;

— принцип историзма – учитываются исторически сложившиеся особенности документов и отобранные эволюцией их эффективные характеристики;

— установление рациональной однотипности документов в границах групп и придание выработанным требованиям характера обязательности определенного правового уровня;

— принцип прагматизма – достижение удобства работы с документами, управленческой и экономической эффективности.

Стандартизация основывается на принципах:

— обязательности применения технических регламентов;

— доступности технических регламентов, технических кодексов и государственных стандартов, информации о порядке их разработки, утверждения и опубликования для пользователей и иных заинтересованных лиц;

-приоритетного использования международных и межгосударственных (региональных) стандартов;

-использования современных достижений науки и техники;

Мнение эксперта
Урадовских Ирина Леонидовна

-обеспечения права участия юридических и физических лиц, включая иностранные, и технических комитетов по стандартизации в разработке технических кодексов, государственных стандартов;

— добровольного применения гос-ых стандартов.

¶Существует 3 способа унификации текстов: трафарет, анкета и таблица.

Трафарет — это способ фиксации постоянной информации в виде связанного текста с пробелами для переменной информации. В форме трафарета создаются ряд приказов, заявлений.

Анкета — способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. В унифицированной системе документации на организационно- распорядительные документы анкетным методом смоделированы приказы по приему, переводу, увольнению; кадровые докладные и объяснительные записки. Достоинства анкет: упрощается подготовка док-та, облегчаются машинописные работы; создаются предпосылки для копирования информации.

Таблица — разорванный текст, расположенный по определенному принципу: постоянная информация расположена в заголовках граф и боковике, а переменная — на пересечении соответствующих граф и строк. Обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать, кодировать информацию, легко суммировать данные. Однако он более сложен в машинописи.

В табличной форме в УСД по ОРД представлены: штатное расписание, график отпусков, кадровые приказы.

Эффект от унификации и стандартизации управленческих документов бывает косвенным (повышение качества управления, эффективности использования оргтехники, ускорении оборачиваемости финансовых средств) и прямым (снижение затрат труда, а следовательно и затрат на заработную плату) при работе с документами, расхода материалов на их изготовление, удельных капвложений на оргтехнику, затрат на амортизацию и ремонт оргтехники).

Стандартизация – это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения:

— безопасности продукции, работ и услуг; жизни и здоровья

— технической и информационной совместимости, а так же взаимозаменяемой продукцией

Основные принципы

Унификация выполняется в соответствии со следующими важными принципами:

  1. Движение от общих закономерностей к частным случаям. Для каждой из существующих сфер делопроизводства составляется свой формуляр-образец, на базе которого для конкретных типовых ситуаций разрабатываются, внедряются и применяются отдельные шаблоны (то есть специфические наборы реквизитов).
  2. Стремление к максимально возможному единообразию документальных форм.
  3. Комплексность процесса. Проявляется в неукоснительном соблюдении внедренных норм и правил на всех этапах работы с документом.
  4. Целесообразность применения конкретных реквизитов при составлении.
  5. Тенденция к минимизации количества используемых разновидностей документации.
  6. Относительное постоянство применяемых требований, что достигается за счет внедрения в работу организации государственных (отраслевых) стандартов.
  7. Совместимость внедряемых систем обработки данных с действующими системами.
  8. Разумная экономия задействованных средств, недопущение чрезмерных затрат.
  9. Четкое соответствие служебных (деловых) бумаг поставленным задачам и реализуемым управленческим процессам.
  10. Логический подход к последовательности расположения реквизитов и прочих атрибутов в тексте документа (сообразно тому, как эти сведения заполняются и воспринимаются).
  11. Минимизация физического объема данных при составлении документов (площадь бумаги нужно использовать оптимально для расположения на ней всех необходимых реквизитов).

Что такое стандартизация

Стандартизация служебных бумаг тесно связана с их унификацией.

Если унификация нацелена на выявление единообразия используемых бумаг, то стандартизация сводится к закреплению обнаруженных закономерностей в нормативно-правовых актах.

Иными словами, унификация и стандартизация – это процедуры, которые взаимно дополняют друг друга.

Стандартизация документов выражается в издании и распространении новых стандартов, регламентирующих оформление и заполнение.

Это может сопровождаться отменой или модификацией ранее действовавших стандартов.

D РФ стандарты бывают государственные (обозначение – ГОСТ Р), межгосударственные (обозначение – ГОСТ), а также отраслевые (обозначение – ОСТ). Кроме того, существуют стандарты, которые действуют внутри конкретных предприятий (обозначение – СТП).

Ключевые принципы

Стандартизация осуществляется согласно следующим ключевым принципам:

  1. Обязательность использования технических регламентов.
  2. Доступность действующих стандартов всех уровней для широкого круга лиц.
  3. Приоритетность межгосударственных и международных стандартов.
  4. Учет достижений научно-технического прогресса при стандартизации.
  5. Максимальное привлечение организаций и граждан ко всем процессам стандартизации.
  6. Добровольность применения имеющихся государственных стандартов.

Вышеперечисленные принципы должны действовать при выработке, издании, распространении и применении стандартов, регламентирующих заполнение и оформление документации.

Экономическая эффективность унификации и стандартизации

Стандартизация и унификация дают значительный эффект в экономике. Данными методиками возможно:

  • Понизить расходы на создание, производство и оформление документации;
  • Понизить расходы на обработку документации;
  • Повысить степень результативности с помощью уменьшения времени на создание документации.

Неявный экономический эффект отражается в близости осуществляемых выводов к приемлемым вариациям с помощью увеличения качества документации.

В менеджменте применяется документация, в которой присутствует комплексная доля документа и текст реквизитов. Реквизиты являются разными, однако правило применяемые к реквизитам всегда стандартные. Предметами стандартизации, а также унификации считаются форма и состав, которые входят в структуру реквизитов.

Задачи усовершенствования документации

В числе главных целей, направленных на усовершенствование документации, подчеркивают: выбор реквизитов для процедуры унификации и постановку всеобщих условий к реквизитам, включённых в разную документацию. Во время унификации реквизиты обязаны в полном объёме отвечать предназначению документации, где данная документация применяется, и методикам обработки. Одни из главных целей усовершенствования форматов документации:

  • Приемлемое сокращение в многообразии перечня документации по формату и требованиям к оформлению;
  • Образование, а также продвижение, как необходимый норматив конкретного лимита, позволяющего применять особо продуктивные требования и форматы оформления документации.

Не нашли что искали?

Просто напиши и мы поможем

Аналогичные мероприятия предоставляют возможность хранить архивную документацию на продолжительный термин без ущерба качества и продуктивности применения. Стандартизация является деятельностью, направленной на определение параметров и требований для того, чтобы использовать документацию, добровольно и неоднократно. Стандартизация занимает значительное положение в процедурах урегулирования в разнообразных областях производственной деятельности, вдобавок при товарообороте изделий и увеличению конкурентной способности изделий, сервиса либо услуг.

Исходя из этого необходимо особенную заинтересованность выделять увеличению степени унификации и содержательности. Данные признаки увеличиваются по формату и существу. Данную цель возможно реализовать с помощью продвижения стандартизации документации.

Стандартизация состоит из определённого количества особенных принципов. В первую очередь, это понятие устанавливает на продолжительный отрезок времени всеобщие национальные правила и нормативы, используемые во время разработки документации.

Стандартизация не исключительно устанавливает некоторое количество нормативов, которые обязательны повсеместно, кроме этого, обеспечивает гарантию выдерживания данных нормативов. Стандартизация предусматривает унификацию качеств и свойств документации на базе ввода и функционирования единообразных требований, видов и форматов для всей действующей документации. Кроме этого стандартизация фиксирует и продвигает характеристики и параметры документации, имеющие наиболее значимую функциональную обоснованность.

В данной ситуации документация имеет возможность полностью гарантировать самую высокую эффективность в управлении. Стандартизация в производственном процессе рассматривается в формате обязательных действий по использованию приемлемых нормативов и требований по регистрации документов. Данные нормативы и требования используются согласно регламенту для неоднократного и всеобщего применения.

В Российской Федерации функционирует государственный стандарт по унификации структуры документооборота.

На основе данного государственного стандарта осуществляются процедуры создания и продвижения унифицированной структуры документооборота, которая имеет показатели организационного и управленческого функционирования. В делопроизводстве применяют ключевой стандарт ГОСТ Р 6.30-2003, имеющий разнообразные грани использования. Обыкновенно данный стандарт функционирует для чёткого и конкретного формирования документации разных видов собственности, на предприятиях во время создания требований, распоряжений и стандартов по поддержке административных и руководящих функций.

Деятельность по стандартизации предполагает разные итоги. Эксперты создают и внедряют стандарты на конкретные типы документации, которая регламентирует всякую область жизнедеятельности граждан либо предприятий, кроме этого на их некоторые участки. Результатом деятельности по стандартизации периодически оказывается создание нормативов по унифицированной структуре документооборота.

Сложно разобраться самому?

Попробуй обратиться за помощью к преподавателям

Автор статьи
Урадовских Ирина Леонидовна
Член Адвокатской палаты Санкт-Петербурга, юрист с опытом более 20 лет
Написано статей
537
Добавить комментарий

Adblock
detector