8 (800) 302-92-80 Бесплатная консультация с юристом

Появление понятия «документационное обеспечение управления»

Автор статьи
Член Адвокатской палаты Санкт-Петербурга, юрист с опытом более 20 лет

Нормативно-методическая база ДОУ – это совокупность законов, нормативно-правовых актов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в деятельности учреждения.

Всем организациям необходимо идентифицировать регулирующую их деятельность среду и требования к документированию их деятельности. Политика и процедуры деятельности организаций должны учитывать регулирующую среду. Нормативные документы, отражающие деятельность организации, должны содержать соответствующие доказательства ее соответствия регулирующей среде.

Регулирующая среда включает:

а) законы и нормативные акты, регулирующие сферу деловой деятельности в целом и в специфических отраслях, в том числе законы и нормативные акты, относящиеся непосредственно к документам, архивам, доступу, конфиденциальности, доказательству, электронной коммерции, защите данных, информации;

б) стандарты, относящиеся к практической деятельности; в) правила рекомендательного характера, отражающие передовой опыт;

г) добровольно применяемые кодексы поведения и этики;

д) идентифицируемые общественные ожидания, касающиеся приемлемого поведения в специфической отрасли или организации.

Вопросы ДОУ регулируются нормативно-правовыми актами:

1) Конституция Российской Федерации.

— Гражданский кодекс Российской Федерации (части 1, 2, 3, 4)

— Трудовой кодекс Российской Федерации

— Налоговый кодекс Российской Федерации (части 1, 2)

— Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях

— Уголовный кодекс Российской Федерации

— Федеральный конституционный закон 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации»

— Федеральный закон от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации»

— Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»

— Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи»

— Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»

— Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

— Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»

— Закон Российской Федерации от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне»

— Закон Российской Федерации от 25.10.1991 N 1807-1 «О языках народов Российской Федерации»

— Закон Российской Федерации от 10 июня 1993 г. № 5154-1 «О стандартизации»

— Закон Российской Федерации от 23 сентября 1992 г. № 3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров»

— Постановление Правительства Российской Федерации «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» от 27 декабря 1995 г. № 1268

— Постановление Правительства РФ от 15.04.2005 № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи»

— Постановление Правительства Российской Федерации «О трудовых книжках» от 16 апреля 2003 г. № 225

— Постановление Минтруда Российской Федерации от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»

— Постановление Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

— ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования.

— ГОСТ Р 7.0.8-2013 Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Мнение эксперта
Урадовских Ирина Леонидовна

— ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

6) Общероссийские классификаторы:

— Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). ОК 011-93

— Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО)

7) Правила, инструкции по делопроизводству:

— Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.

— Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558

— Основные Правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)

— Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. N 477)

— Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР 29.07.1983 N 105)

— Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 (утв. Росархивом)

8) Локальные нормативно-методические документы предприятий:

— устав, положения (об организации, структурных подразделениях, коллегиальных органах), должностные инструкции работников;

— стандарты, положения, инструкции по делопроизводству конкретного предприятия;

Что такое документационное обеспечение управления — понятие простыми словами

Гарантией стабильной внешней и внутренней деятельности управленческого аппарата, высокой конкурентоспособности предприятия является организация документационного обеспечения управления.

В условиях современного технологического прогресса наиболее эффективной системой служит электронный документооборот.

Цель и задачи ДОУ

Целью документационного обеспечения является информирование администрации компании о текущем состоянии дел, принятие обоснованных решений.

Делопроизводство в организации способствует правильному учету, хранению документации, ее систематизации. Для определения главных правил оформления, контроля исполнения и организации работы с деловыми бумагами на предприятии готовят специальную инструкцию. Некоторые компании утверждают единую систему документирования обязательную для всего персонала.

Юридической слой наделяется документ при совокупности обязательных элементов.

Объектом являются документы по отдельности, а также вся система, предметом — оформление документов в соответствии с требованиями ГОСТа.

Задачами данного направления служит отражение управленческой, производственной деятельности компании в соответствующей документации, их рациональное применение на практике.

Отработанный порядок с документами не будет отвлекать специалистов от основных профессиональных задач.

Существует несколько типов организации делопроизводства, каждый хозяйствующий субъект самостоятельно ее выбирает:

  • централизованный — все документы обрабатываются в канцелярии, общем отделе;
  • децентрализованный — делопроизводственные операции делятся между отделами;
  • смешанный — прием и регистрация документов выполняется в одном месте, а хранение и формирование дел — децентрализовано.

Формат делопроизводства выбирается с учетом величины компании, небольшие коммерческие фирмы, как правило, применяют первый тип.

Основные правила и порядок ДОУ

Процесс документационного обеспечения решений руководства состоит из 3-х этапов:

  • обеспечение достоверной информации;
  • создание распорядительной бумаги;
  • контроль за сроками исполнения.

Основные требования по организации документооборота:

  • незамедлительное движение документов, их целенаправленное регулирование;
  • процесс обработки однотипной документации должен быть максимально однообразным;
  • исключение неоправданных перемещений бумаг;
  • однократность операций целевого назначения.

Принятие управленческого решения начинается с получения сведений, их обработки и дифференциации. Эти составные элементы тесно связываются с документационным обеспечением управления.

Полученные данные, а также их количество и продуктивность влияет на получение экономического эффекта.

На предприятиях, где не отлажено направление работы с деловыми бумагами, значительно ухудшается управленческая деятельность, она напрямую зависит от результативности и достоверности приема-передачи данных, грамотного и быстрого поиска, хранения и применения документов.

Когда руководство предприятий осознает необходимость и важность процесса совершенствования ДОУ часто совершают ошибки при попытке его автоматизирования. В такой ситуации выбор способов автоматизации является центральной проблемой.

Самое распространенное направление при решении данного вопроса является автоматизация рабочих мест (отдельных) специалистов: делопроизводителя, секретаря, директора, главного бухгалтера, топ менеджера. При этом методе уязвимым местом в системе является отсутствие электронного взаимодействия (обмена информацией) между специалистами.

Мнение эксперта
Урадовских Ирина Леонидовна

Если директором юридического лица поставлена задача по созданию эффективной среды по обработке данных и улучшения качества управления, то необходимо придерживаться позиций:

  • совершенствование направления при подготовке и обработке документных сведений путем создания системы документационного обеспечения предприятия;
  • выбор продуманной стратегии автоматизации, включая правильный отбор программных комплексов.

Нормативные акты

Координация всей системы делопроизводства и ее методическое сопровождение регламентирована Федеральным архивным агентством.

Разработка формуляров находится в ведомстве Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии (Госстандарт), в компетенции организации ВНИИДАД — научно-исследовательская работа в части документоведения и архивного дела.

Специалистам делопроизводства необходимо обратить внимание на положения законов и подзаконных актов:

    ; .; ;
  • ГОСТы Р 7.0.97-2016 и 6.10.5-87.

Методические рекомендации по оформлении инструкций делопроизводства также предлагаются Росархивом.

При анализе и оценке практики делопроизводства в России, сложившейся за прошлый период, можно отметить отсутствие единого органа, несущего всестороннюю юридическую ответственность за оформляемую и применяемую документацию в хозяйственной и управленческой деятельности юридических лиц. И как следствие несостоятельность единообразного подхода в данном вопросе. Иногда работа с документацией регламентирована высшими органами государственной власти и управления.

Основополагающее воздействие на регулирование делопроизводства оказывается министерствами и ведомствами, а наибольшая роль отводится Государственной архивной службе РФ.

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА

Управление любым предприятием — это информационный процесс, в котором информация принимается, обрабатывается, вырабатывается решение, решение доводится до исполнителей, действия которых контролируются.

На всех этапах информационного процесса создаются документы, в которых фиксируется разнообразная информация.

Документ – это совокупность сведений, расположенных на материальном носителе и имеющих правовую основу.

Составной частью управления любой организационной системой является делопроизводство.

Термин «делопроизводство» появился во второй половине XVIII века и обозначал не только папку с документами, но и сам решаемый вопрос. В настоящее время термин означает организацию информационного сопровождения дела, т.е. ведение документации.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Делопроизводство – сфера деятельности, связанная с процессом создания документов и организацией работы с ними.

Цель делопроизводства – информационное обеспечение процесса управления.

Основные задачи делопроизводства:

— создание документов, т.е. фиксация их на каком-либо носителе;

— передача документов для их последующего исполнения или принятия решений

— регистрация документов для осуществления контроля над их исполнением;

— систематизация и хранение документов, быстрый поиск документов по мере надобности.

Формы организации делопроизводства:

Централизованная форма характеризуется тем, что все операции по обработке документов сосредотачиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре — канцелярии, общем отделе или у секретаря. Эта форма характерна для мелких учреждений.

Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Используется редко.

При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализовано (хранение документов, формирование дел). Характерна для средних и крупных учреждений.

Понятие делопроизводства базируется на понятии документирования.

Документирование – это регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе обеспечивающий её силу.

Средства документирования – орудия, используемые человеком для создания документов. Они делятся на:

-простые средства (ручки, карандаши)

-механические и электромеханические средства (пишущие машинки, магнитофоны, фото-, кино- и видео техника)

-автоматизированные средства (компьютерная техника).

Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам.

Юридическая сила – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установ- ленным порядком оформления.

Реквизит – обязательный элемент оформления документа (наименование вида документа, адресат, дата, подпись).

Формуляр документа – это набор реквизитов в документе, расположенных в установленной стандартом последовательности.

Система документации – совокупность документов, связанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документа и их использование в текущей деятельности учреждения.

Документооборот учреждения – это процесс движения документов в организации с момента их создания или получения до завершения их исполнения и передачи в архив.

Продвижение документа происходит:

  1. В пространстве: внутри предприятия и за его пределами.
  2. Во времени: от момента создания или получения документа до его отправки адресату или передачи на хранение.

Организация документооборота на предприятии

Различают внешний и внутренний контуры документооборота.

Внешний контур начинается с входящих (внешних) документов, которые поступают на предприятие извне. Полученные документы регистрируются секретарями и затем поступают на исполнение. Заканчивается внешний контур регистрацией исходящих документов.

Если документ создается в самой организации, то возникает внутренний контур прохождения документа (инициация — исполнение — согласование — утверждение — регистрация). Именно на внутреннем контуре прохождения документа часто возникает его версионность (т.е. документ существует в разных версиях).

Например, на этапе согласования, когда появляются замечания от разных лиц. Важной задачей делопроизводства является отслеживание, накопление и управление версиями документов, а также контроль за изменением документа.

Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции

  1. Задачи обеспечения документирования управленческой деятельности могут быть решены с помощью выполнения следующих функций:
    • разработка и проектирование бланков, обеспечения их изготовления;
    • обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования;
    • контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдение установленной процедуры согласования и удостоверение документов.
  2. Задачи организации работы с документами в учреждении решаются выполнением следующих функций:
    • Установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);
    • Экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;
    • Регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;
    • Контроль за исполнением документов;
    • Систематизация документов, обеспечение их хранение и использование; организация работы с обращениями граждан.
    • Обеспечение защиты информации.
  3. Задачи совершенствования форм и методов работы с документами включают в себя выполнение следующих функций:
    • разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;
    • методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;
    • повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;
    • упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;
    • разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины;
    • постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.

Перед предприятием, стремящимся создать эффективную среду по обработке информации и совершенствования качества управления, стоят следующие задачи:

  1. Совершенствование всей работы по подготовке и обработке документной информации путем создания механизма документационного обеспечения предприятия (ДОУ).
  2. Выбор правильной стратегии автоматизации, включая верный выбор программных продуктов.

Мнение эксперта
Урадовских Ирина Леонидовна

Для автоматизации такого, казалось бы, простого предмета, как работа с документами, приходится использовать последние технологические достижения:

  1. системы управления базами данных;
  2. системы поиска документов и анализа текстов;
  3. системы сканирования и распознавания документов (печатных и рукописных);
  4. среду клиент-сервер;
  5. Internet/intranet.

Вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие основные группы документов:

  • организационные документы предприятия (устав, положения, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);
  • распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);
  • документы по личному составу предприятия (приказы по личному составу, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);
  • финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.);
  • информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, объяснительные записки, протоколы и др.).

От государственных и муниципальных организаций могут поступать на предприятие документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т. п.). Эти документы составляют отдельную группу – нормативные документы вышестоящих органов .

В самостоятельную группу можно выделить коммерческие контракты (договоры), которые являются основными документами предпринимательской деятельности.

Все перечисленные документы относятся к управленческим или организационно-распорядительным документам (ОРД). Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и обработки.

Государственная архивная служба России (Росархив) и ее органы занимаются сбором и хранением документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое или культурное значение. Они создают «память» общества, хранят информацию о жизни страны. Кроме того, Росархив как центральный орган федеральной исполнительной власти несет ответственность за организацию и рационализацию делопроизводства в стране.

Он разрабатывает нормативы и рекомендации по организации делопроизводства. На Росархив возложена ответственность за организационно-распорядительную документацию (ОРД) в качестве ведомства-разработчика, что предполагает разработку общих требований к ОРД, конкретных форм документов, контроль за применением ОРД в различных сферах деятельности, унификацию форм документа путем создания Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД). На Комитет РФ по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) возложена ответственность за нормативное закрепление конкретных требований к документам и унификации путем создания ГОСТов, а также участие в международной унификации и стандартизации документов.

Министерство труда разрабатывает документы по труду и охране труда. Таким образом, если органы власти являются высшей инстанцией по нормативному регулированию делопроизводства, то Государственную архивную службу,

В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности.

Основные нормативные документы, регламентирующие деятельность службы ДОУ организации :

Положение о службе ДОУ – это правовой акт, определяющий порядок образования, обязанности и организацию работы данного подразделения, а также правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществляющих работу в службе ДОУ. Положение о службе ДОУ разрабатывает и подписывает руководитель службы, утверждает руководитель организации. Согласуется Положение с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи.

Должностная инструкция – это основной организационный документ, регламентирующий разграничения обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций.

Инструкция по делопроизводству – это основной нормативный документ, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами. Для эффективной работы службы ДОУ и всех подразделений организации, для четкого понимания и представления всех этапов работы с документами в каждой организации должна быть составлена инструкция по делопроизводству с учетом специфики ее деятельности.

Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям . Табель – это перечень унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации документационного обеспечения функций и задач, решаемых компанией. Он содержит характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования.

Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся в аппарате документов, так и процедуры их подготовки.

Альбом форм документов организации . Наряду с Табелем форм документов, любая организация должна иметь Альбом форм документов, который является сборником эталонов форм документов, включенных в Табель.

На сегодняшний день различают четыре основных организационных структуры службы ДОУ :

  1. Управление делами.
  2. Общий отдел.
  3. Канцелярия.
  4. Секретарь.

Управление делами, в свою очередь, подразделяется на следующие структурные типовые подразделения:

Готовые работы на аналогичную тему

При отсутствии четкой работы с документацией качество и результат управления существенно ухудшается, в связи с тем, что достоверность информации, оперативность находятся в зависимости от организации ее получения и передачи, налаженности работы информационно-справочной службы, четкости поиска и хранения документации, оказывающих влияние на процесс управления.

Автор статьи
Урадовских Ирина Леонидовна
Член Адвокатской палаты Санкт-Петербурга, юрист с опытом более 20 лет
Написано статей
537
Добавить комментарий

Adblock
detector