8 (800) 302-92-80 Бесплатная консультация с юристом

Как оформить журнал регистрации исходящих документов; образец для скачивания

Автор статьи
Член Адвокатской палаты Санкт-Петербурга, юрист с опытом более 20 лет

Каждый исходящий документ, создающийся на предприятии, должен проходить регистрацию в журнале для упрощения делопроизводства.

Учет производится путем присвоения документации уникального регистрационного номера и внесения информации в учетную регистрационную форму. Процесс должен входить в должностные обязанности определенных сотрудников или целых отделов.

Порядок регистрации исходящих документов

Основные положения процесса регистрации установлены ГОСТ Р 7.0.8-2013. Нюансы проведения обсуждены в Приказе Министерства Труда от 4 февраля 2002 года №16 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству…». В этом документе закреплены основные положения процесса учета.

  • регистрация проводится централизованно;
  • документы регистрируются в порядке создания или поступления (в случае входящей/исходящей документации первыми ставят на учет объекты с пометкой о срочности);
  • осуществлять процесс должны делопроизводители, работники канцелярии, отдела кадров, секретари, желательно имеющие опыт по проведению аналогичных работ;
  • регистрационно-учетной формой могут служить журналы, карточки, файлы в системе электронного документооборота (СЭД);
  • определенный тип документации сортируется по категориям (для каждого создается своя форма – так, есть журналы исходящей, входящей документации, приказов, служебных записок и т.д.).

Регистрировать нужно все документы, которые создаются на предприятии, в том числе предназначенных для последующего направления в другие организации, физическим или юридическим лицам. Срочные письма с важными сведениями или предложениями должны отправляться внеочередно, поэтому их регистрация тоже может нарушать стандартный порядок.

На практике часто встречающимися типами исходящих документов являются:

  • организационно-распорядительные (уставы, распоряжения, приказы, протоколы, инструкции, руководства, порядки и пр.);
  • заявки;
  • планы работ и мероприятий;
  • договоры (сотрудничества, аренды, поставки) и акты (сверки, приема-передачи и др);
  • деловая корреспонденция (вся, кроме рекламной и нерабочей, но связанной с деловой этикой – например, благодарности, поздравления, соболезнования).

Стандартная процедура регистрации состоит из создания документа, направления его в службу делопроизводства, внесения номера в форму учета, прикрепления карточки или штампа с номером и датой, направления на рассмотрение руководству или отправки в другие подразделения/организации, фиксации контрольного срока исполнения и направления в отдел-исполнитель.

В практике отечественного делопроизводства закрепилось использование бумажных журналов учета: они надежны, дешевы, могут утилизироваться и просты в заполнении.

Как заполнять журнал

Журнал можно купить в одной из типографий, изготовить самостоятельно (просто расчертив пустую тетрадь или альбом) или создать по нормативам, установленным локальными актами предприятия. Он должен фиксировать всю необходимую информацию об исходящем документе. Минимальный «набор» реквизитов отражен в Инструкции Минтруда №16, которая уже была упомянута выше.

Стандартный журнал состоит из двух частей:

  1. Титульного листа – на нем отображаются наименования организации (полное и сокращенное), ее организационно-правовой статус, коды деятельности, название самой формы («Журнал»), ФИО и должности сотрудников, ответственных за ведение.
  2. Основная часть – представлена в виде таблицы, состоящей из колонок (распишем их ниже).

Заполняется журнал от руки черными, синими, темно-голубыми или фиолетовым чернилами. Номера страниц тоже проставляются вручную.

Колонки таблицы имеют такие названия:

  • порядковый номер пункта;
  • дата регистрации;
  • наименование документа;
  • адресант;
  • краткое содержание;
  • кем подписан документ;
  • исполнитель;
  • отметка о направлении документа в дело;
  • сведения об отправке документа.

Когда журнал закончится, его нужно заверить (руководитель предприятия должен поставить личную подпись и печать), сшить с заверительным листком и направить в архив на хранение в течение 5 лет.

Журнал может пригодиться во время различных расследований, судебных разбирательств, инспекций и экспертиз (государственных и общественных).

О некоторых важных понятиях

  • На оригинале документов проставляют дату регистрации, индивидуальные номера. Это делается только вручную. Данные пишутся на копиях с визами, которые хранятся в организациях в подшитом виде.
  • Дата отправления – день, когда бумагу утвердили, когда поставило подпись руководство, ответственное лицо. Для этих данных используют вторую графу. Проставляются арабские цифры, обозначая день, месяц и год.
  • На документации, кроме писем, ставят наименование вида. Назначение и содержание помогут разобраться, к какой разновидности относится тот или иной документ. Обозначается это в графе номер три.
  • В исходящих бумагах, в начале текста, указывают краткое содержание, заголовок. Это не обязательно, если содержание писем маленькое. О нём надо спрашивают у сотрудников. Или быстро оценивают самостоятельно. Обозначается в третьей графе.
  • Графа 4 нужна для сведений об адресате. Здесь пишут, куда и кому отправляется посылка.
  • Графа 5 – содержит указание на количество листов. Через дробь проставляется количество листов в приложении, если это необходимо.

Способов отправки корреспонденции 8:

  1. Курьером.
  2. Телефонограммой.
  3. Факсом.
  4. Электронной почтой.
  5. Почтой.

Дату отправки документа ставят в графе 9. Графа 10 заполняется, если есть исходящий номер.

Срок хранения и некоторые правила заполнения журнала регистрации исходящих документов

Вот некоторые отдельные категории деловых бумаг, регистрации не подлежащих:

  1. Бухгалтерские.
  2. Пригласительные билеты на мероприятия.
  3. Открытки, поздравительные письма.
  4. Материалы и проспекты рекламного содержания.

Перед тем, как зарегистрировать документ, составляют проект. В его номер включают номер подразделения, когда в этом возникает необходимость.

Для оформления допускается применение фирменных бланков. В журналы могут занести деловые бумаги, которые только находятся на стадии проектирования. На них подпись руководства ещё не стоит.

Для нумерации и заполнения журналов каждая компания может разрабатывать свою схему, которую посчитает наиболее удобной.

Журнал регистрации исходящих документов – образец заполнения:

Образец заполнения журнала регистрации исходящих документов ЗАО

27Журнал регистрации исходящей корреспонденции ОАО Автодорстрой. Образец заполнения журнала регистрации исходящих документов ЗАО Спектр.

Исходящие письма. Подготовка. Для всех ли обязательна регистрация?

Алгоритм работы есть у и письма, которое руководство отправляет. Он состоит из нескольких этапов:

  1. Проект письма готовят исполнители.
  2. Согласуются бумаги только в случае необходимости
  3. Подпись на проекте ставит генеральный директор. Или другой руководитель с соответствующими полномочиями.
  4. Секретарь регистрирует бумаги. При электронном документообороте исполнители сами решают вопрос.
  5. Отправка письма.
  6. Помещение в дело оригинала письма, либо его визовой версии.

Это обязательный порядок действий, не допускающий нарушений. Письма не регистрируются, если руководители не поставили на них свои подписи.

Какие группы бумаг не требуют регистрации?

  • Поздравления.
  • Приглашения на мероприятия.
  • Прайс-листы.
  • Материалы с рекламным содержанием.
  • Коммерческие предложения.

Если один из этих документов предполагает наличие сопроводительной записки, то она регистрации подлежит.

Что на счёт дат и номеров?

Мнение эксперта
Урадовских Ирина Леонидовна

Для даты регистрации, указания номеров в документации используются специальные поля. Такие поля легко найти под шапкой, после наименования организаций.

Чтобы даты не прописывать вручную, секретари заказывают специальные штампы. Но это допустимо только для вариантов писем, которые составляются на обычной бумаге, а не на фирменных бланках.

Рекомендации для составителей исходящей документации

  1. Письма в исходящих бумагах – ответные, либо инициативные. Они отличаются только тем, начинает организация переписку сама, или отвечает на предложение. В ответных письмах содержится только информация, соответствующая запросу.
  2. На бланках организации письма печатаются в количестве двух экземпляров. Оформление «шапки» требует внимания.
  3. Слева, в верхней части документа, упоминается лицо, которому предназначается документ.
  4. Справа – стоят реквизиты компании, которая письмо отправляет.
  5. В первой части обращение к адресату и описания причины, по которой требуется обращение.
  6. Приложения перечисляются только после основного текста. В нижней части страницы, в конце, данные о себе пишет составитель.
  7. Письмо требует согласования с должностными лицами, которые принимают решения в конкретных направлениях. Только после этого свою подпись ставят руководители.
  8. Подписанные, согласованные свидетельства передаются делопроизводителям. Ещё один экземпляр распечатывается, если его важно сохранить в организации.

Журнал регистрации исходящей корреспонденции – образец для заполнения по предприятию:

0a40b06244a5f10d6ea213c61ff4fa8b (Custom)

Образец журнала регистрации исходящей корреспонденции.

Автор статьи
Урадовских Ирина Леонидовна
Член Адвокатской палаты Санкт-Петербурга, юрист с опытом более 20 лет
Написано статей
537
Добавить комментарий

Adblock
detector